Kinh nghiệm chuyển văn phòng làm việc sang địa điểm mới

“Kinh nghiệm chuyển văn phòng sang địa chỉ mới” – với những công tác cần lưu ý khi ta bắt đầu chuyển sang nơi làm việc mới. Địa điểm, các yêu cầu phụ, phong thủy rồi đến việc sắp xếp đồ đạc; tạo sự thoải mái và thuận tiện trong quá trình làm việc và cũng là kết quả các hoạt động kinh doanh thông qua phong thủy của công ty. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt các bước khi chuyển chỗ mới làm việc.

Công tác chuẩn bị khi thuê văn phòng

1. Địa điểm của văn phòng cho thuê

Vấn đề cần quan tâm đầu tiên chính là địa điểm, bởi đây sẽ là nơi bạn sẽ gắn bó trong một thời gian dài. Nó cũng là nơi để bạn giao tiếp với đối tác, khách hàng. Do vậy, trong tiêu chí này bạn cần phải quan tâm đến những yếu tố:

Địa điểm thuê có thuận tiện giao thông không; Có gần đường lớn không; Có đông dân cư không; Có địa điểm đỗ xe hay không; Có thuận lợi việc đi lại cho mọi người không,…
Địa điểm thuê thuộc tòa nhà có thương hiệu không; Tòa nhà có đảm bảo an ninh không; Xung quanh tòa nhà có đảm bảo được những tiện ích cho nhân viên không…

2. Các yêu cầu phụ khi thuê văn phòng

Những yêu cầu này tuy nói là phụ nhưng nó cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của bạn. Nó bao gồm: Văn phòng ở tầng bao nhiêu; phong thủy văn phòng thế nào; Văn phòng có bao nhiêu không gian để bố trí nơi làm việc, ánh sáng và vị trí như thế nào

Tất cả những yếu tố trên bạn đều có thể tự bố trí lại sau khi đã thuê địa điểm đó. Tuy nhiên, nếu lựa chọn thì bạn có thể tiết kiệm thời gian và một lượng chi phí khá đáng kể cho đơn vị của mình.

Xác định các mốc thời gian quan trọng khi chuyển văn phòng

Xác định rõ thời gian là một phương pháp giúp cho chúng ta luôn chủ động trong công việc, công tác di chuyển được thuận lợi

Bởi thuê văn phòng không phải lúc nào cũng có thể đi ra vào tự nhiên, buộc cần có một lịch trình rõ ràng. Các mốc thời gian cần lưu ý bao gồm: Thời gian sớm nhất/ muộn nhất khi chuyển từ địa điểm cũ sang địa điểm mới hoặc mở cửa văn phòng mới; Thời điểm làm các công tác trang trí, tu sửa văn phòng mới; Thời gian làm lễ nhập trạch,….

Xác định thời gian chuyển văn phòng cụ thể vì theo quan điểm người Việt Nam chúng ta cần phải lựa chọn ngày lành tháng tốt hợp với bản mệnh của chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu công ty thì mới tốt, thuận lợi cho việc kinh doanh sau này

Do đó, cần phải xác định rõ ngày, giờ chuyển văn phòng để có kế hoạch và sự sắp xếp rõ ràng. Vì đôi khi phải mất hơn 1 tháng mới có ngày đẹp phù hợp với bản mệnh doanh nghiệp.

Tạo lập danh sách các đơn vị cung cấp dịch vụ cũng như chi phí cần thiết cho văn phòng mới

Những đơn vị cung cấp dịch vụ bao gồm những đơn vị xây dựng, thiết kế kiến trúc, thiết kế nội thất, điện nước, các đơn vị vận chuyển… Đây sẽ là những đơn vị giúp bạn hoàn thành công việc thiết kế lại văn phòng một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất.

Những chi phí cần thiết cho một văn phòng mới bao gồm:

Thiết kế, mua sắm trang thiết bị nội thất văn phòng (nếu là thuê văn phòng mới).
Mua trang thiết bị, máy móc bổ sung (nếu là chuyển văn phòng).
Thay đổi địa chỉ, địa điểm trên giấy tờ, quảng cáo…
Vận chuyển đồ đạc, hàng hóa, máy móc, điện thoại….
Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu có).
Công tác thực hiện.

Sau khi hoàn thành công tác lên kế hoạch và chuẩn bị, công việc tiếp theo của các bạn đó là bắt đầu hoàn thiện các gạch đầu dòng trên bằng hành động, cụ thể:

Tìm kiếm, lựa chọn các văn phòng phù hợp với yêu cầu đã đề ra, sau đó so sánh ,loại trừ và lựa chọn địa điểm, đơn vị cung cấp văn phòng uy tín nhất.
Tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng với bên cho thuê. Trong hợp đồng cần chú ý đầy đủ đến các điều khoản, chương, mục sao cho hợp lý và hài hòa cả 2 bên.
Tiến hành thuê, thương thảo và ký kết hợp đồng với các nhà thầu thiết kế, thi công, nhà thầu vận tải, nhà thầu giám sát thi công… đã lựa chọn từ trước.
Nếu bạn là đơn vị chuyển văn phòng thì cần làm các thủ tục chấm dứt hợp đồng tại địa điểm cũ.
Thông báo cho khách hàng, các đơn vị đối tác về địa chỉ cũng như kế hoạch di chuyển của công ty mình.
Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu có).
Trình phê duyệt vị trí sử dụng cho từng bộ phận, từng nhân viên.

Những lưu ý trước khi chuyển văn phòng làm việc

Phong thủy văn phòng làm việc

Phong thủy trong văn phòng làm việc là vấn đề vô cùng quan trọng và cần thiết trong kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào, nó góp phần đem lại vượng khí, may mắn và đem lại các cơ hội tốt cho văn phòng công ty của bạn trong tương lai.

Mục đích chính của phong thủy là giảm tác hại xấu giúp không căng thẳng và tránh các vấn đề nguy hại cho sức khỏe con người

Vị trí sắp xếp đồ đạc, nội thất, bàn làm việc trong văn phòng

Vị trí sắp xếp đồ đạc trong văn phòng cũng rất quan trọng. Khi bố trí thiết kế nội thất văn phòng hay sắp xếp đồ đạc bạn cần chú ý sao cho hài hòa với phong thủy. Bởi nó sẽ mang lại sự thân thiện, dễ chịu và cảm giác yên tâm khi làm việc tại văn phòng.
Hơn nữa vị trí sắp xếp đồ nội thất, đồ đạc, bàn làm việc còn giúp cho công việc của mỗi người trở nên thuận lợi hơn. Ở vấn đề này bạn cần ưu tiên vị trí của lãnh đạo và vị trí làm việc của họ phải có thể kiểm soát tốt không gian bên ngoài và hướng giao tiếp.
Nơi đặt bàn làm việc trong văn phòng cần phải có ánh sáng vừa đủ, phía sau lưng là bức tường vững chắc với phía trước bàn làm việc luôn được thoáng đãng. Lưu ý khi đặt vị trí nội thất văn phòng cho người lãnh đạo bạn không nên để vị trí bàn làm việc ở cạnh cửa ra vào và ở giữa của căn nhà. Tuyệt đối không đặt bàn làm việc của người lãnh đạo ở dưới nhà vệ sinh, dưới gầm xà và đặt bên cạnh các vật nhọn.
Bàn làm việc của các nhân viên khi sắp xếp phải đảm bảo sự kết nối tạo liên kết chặt chẽ giúp nhân viên gắn kết.
Không gian cần bố trí có không gian đủ riêng tư nhưng vẫn đạt được độ gần gũi của lãnh đạo và nhân viên.
Không nên sắp xếp bàn làm việc kiểu mỗi người một góc vì sẽ không tốt cho sự phát triển chung của công ty.

Những thủ tục cần lưu ý khi chuyển văn phòng

Dưới đây, chúng tôi xin tư vấn các thủ tục cần lưu ý khi chuyển văn phòng giúp các đơn vị di dời địa điểm làm việc thuận lợi nhất.

Hoàn thiện các cơ sở pháp lý cho việc chuyển văn phòng

Đây là thủ tục đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải thực hiện. Việc làm này vô cùng quan trọng, đảm bảo cho việc thực hiện đúng pháp luật, tránh các rắc rối không mong muốn có thể xảy ra sau này. Việc này bao gồm 2 bước như sau:

Xác nhận thuế ở chi cục thuế tại nơi đang đặt văn phòng
Nộp hồ sơ chuyển văn phòng tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng mới

Về các giấy tờ, thủ tục cho 2 bước này, bạn có thể tra khảo trên mạng internet hoặc liên hệ trực tiếp tới cơ quan thuế. Ngoài ra có thể gọi cho chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Báo với các đối tác, các đơn vị liên quan về việc thay đổi địa chỉ văn phòng của công ty bạn

Khi chuyển văn phòng nên thông báo với các đơn vị liên quan về điều này

Việc thông báo để tất cả các đơn vị có thể biết được nhằm thực hiện công việc chính xác, hiệu quả trong thời gian sau này. Bạn có thể thực hiện việc thông báo này bằng email, gửi thư hay gọi điện, nhắn tin,… Tùy từng đối tượng mà sử dụng cách thức cho phù hợp, đảm bảo tính lịch sự.

Xây dựng kế hoạch vận chuyển

Những thủ tục cần lưu ý khi chuyển văn phòng không thể thiếu việc lên kế hoạch. Điều này sẽ giúp bạn định hướng trước và thực hiện được nhanh chóng, khẩn trương, không gây ảnh hưởng tới các hoạt động thường ngày trong văn phòng. Xu hướng hiện nay hay được sử dụng đó là tìm đến các dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói bởi những ưu điểm sau:

Tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức
Bảo quản được đồ đạc, hàng hóa giấy tờ một cách tốt nhất
An toàn khi vận chuyển

Do nhu cầu về chỗ làm việc, bạn có thể phải di chuyển sang địa điểm mới, nhưng các hoạt động cần thiết cho vấn đề này không phải ai cũng biết. Mong rằng bạn chia sẻ “Kinh nghiệm chuyển văn phòng sang địa điểm mới” này đã cung cấp thêm cho bạn các thông tin cần để các hoạt động được diễn ra tốt, các thủ tục pháp lý và một nơi làm việc lý tưởng. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải hay “Sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói” vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Blog: https://caodanhoa.blogspot.com/

Email: caodanhoa@gmail.com hoặc hotline: 090 345 231

của chúng tôi để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi rất vui được hỗ trợ quý khách hàng và cảm ơn đã tin tưởng lựa chọn sử dụng dịch vụ của Cao Đan Hoa!

Xem thêm: Kinh nghiệm chuyển nhà từ chung cư đến chung cư

Các cách vận chuyển bàn ghế, nội thất an toàn khi chuyển nhà

Hướng dẫn đóng gói đồ điện tử khi chuyển nhà

Kết nối thêm với Cao Đan Hoa qua:

Google site: https://sites.google.com/site/caodanhoa/

About me: https://about.me/caodanhoa

Behance: https://www.behance.net/caodanhoa/

Instapaper: https://www.instapaper.com/p/caodanhoa

Trích từ: WordPress https://caodanhoa.wordpress.com/2020/09/09/kinh-nghiem-chuyen-van-phong-lam-viec-sang-dia-diem-moi/